WOC AVG Privacybeleid

PRIVCACYBELEID van de Stichting Werkgroep Oud-Castricum- versie 1.0

Dit Privacybeleid is conform de richtlijnen van de Algemene Verordening persoonsgegevens (AVG) en is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting Werkgroep Oud-Castricum, nummer Kamer van Koophandel: 41238648 (hierna: “WOC”) verwerkt van haar donateurs, vrijwilligers of andere geïnteresseerden.

Indien je vrijwilliger of donateur wordt van de WOC, of om een andere reden persoonsgegevens aan de WOC verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.

Wij adviseren je om het Privacybeleid goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor je eigen administratie.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en de bescherming daarvan is: de Stichting Werkgroep Oud-Castricum. De secretaris, als functionaris verantwoordelijk voor de gegevensbescherming is bereikbaar via secretaris@oudcastricum.com

2. Welke gegevens verwerkt de WOC en voor welk doel

2.1 Persoonsgegevens van vrijwilligers

2.1.1 Als je als vrijwilliger actief bent binnen de WOC, dan worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. voor- en achternaam
  2. adresgegevens
  3. telefoonnummer
  4. e-mailadres
  5. bankrekeningnummer
  6. indien van toepassing: functie(s) als vrijwilliger

 
2.1.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.1.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het
    vrijwilligerschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door jou
    aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
  2. je naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van het jaarboek en de digitale nieuwsbrief en voor informatie over de door de WOC georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
  3. je naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van je donatie af te wikkelen;
  4. WOC kan – altijd in samenspraak en na toestemming daartoe – de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van vrijwilligers, samen met de vrijwilligersfunctie, publiceren op de website van de WOC, met als doel om geïnteresseerden te informeren over vrijwilligers die in de verschillende taakgroepen actief zijn;
  5. je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van het vrijwilligerschap gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met de WOC en je te informeren over de voordelen van het donateurschap van de WOC. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de WOC de persoonsgegevens direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
  6. eerder gegeven toestemming om nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen te ontvangen blijven van kracht, tenzij hier bezwaar getekend wordt, zoals omschreven in paragraaf 4.

 
2.2 persoonsgegevens van donateurs

2.2.1 In het kader van jouw donateurschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. voor- en achternaam
  2. adresgegevens
  3. telefoonnummer
  4. e-mailadres
  5. bankrekeningnummer

 
2.2.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het
    donateurschap, voor het versturen van het jaarboek en de digitale nieuwsbrief (als je je daarvoor hebt aangemeld), voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie,
  2. je naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het donateurschap door de WOC georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
  3. Jouw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om de donatie af te wikkelen. Jouw contactgegevens kunnen gebruikt worden indien dat nodig blijkt te zijn voor de afwikkeling van jouw donatie;
  4. De WOC verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende een periode van een jaar na de laatste donatie. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de WOC de persoonsgegevens direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
  5. eerder gegeven toestemming om nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen te ontvangen blijven van kracht, tenzij hier bezwaar getekend wordt, zoals omschreven in paragraaf 4.

 
2.3 Contact met andere geïnteresseerden

2.3.1 Indien je via de website of telefonisch contact met de WOC opneemt, worden zo mogelijk de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. voor- en achternaam
  2. adresgegevens
  3. e-mailadres
  4. telefoonnummer

 
2.3.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.3.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie;
  2. De WOC verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende een periode van een jaar na de ontvangst van jouw aanvraag, inschrijving of verzoek. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de WOC de persoonsgegevens direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

 
3. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers

3.1 Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de WOC passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden je persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
3.2 Externen partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen we vast in schriftelijke overeenkomsten.
3.3 De WOC zal de persoonsgegevens nimmer aan derden verkopen of gratis ter beschikking stellen voor commerciële doeleinden.

4. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

4.1 Via de ledenadministratie (penningmeester@oudcastricum.com) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De WOC zal je verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en je, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de WOC je verzoek niet inwilligt, zal zij dat altijd nader toelichten.
4.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie (penningmeester@oudcastricum.com). De WOC zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de WOC je hiervan op de hoogte brengen.
4.3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop de WOC je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de secretaris als verantwoordelijke voor de gegevensbescherming (secretaris@oudcastricum.com). Indien dit niet leidt tot een oplossing kan je natuurlijk altijd gebruik maken van je recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
4.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze secretaris (secretaris@oudcastricum.com).

5. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website van de WOC (www.oudcastricum.com) bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Castricum, 16 mei 2018 Versie 1.0

Print Friendly, PDF & Email